Der erste Hype um Video- und Onlinemeetings ist verflogen, viele spannende Begegnungen, lustige Pannen aber auch einige technische Probleme hat bestimmt jede und jeder schon mal erlebt. Doch nach der Erprobungsphase folgt nun die Etablierungszeit.
Wie geht’s uns mit virtuellen Meetings, welche Vor- und Nachteile lassen sich feststellen und was ist unser Fazit nach den ersten Monaten und stundenlangen Videokonferenzen?
Videokonferenz noch ungewohnt oder schon Standard?
Videokonferenzen waren auch schon vor Corona in unterschiedlichsten Unternehmen ein gängiges Kommunikations- und Arbeitsmittel, jedoch hat sich vor allem durch die Corona Pandemie und den Ausruf der Zeit des „Social Distancings“ die Videokonferenz als das Mittel zum Zweck heraus kristallisiert, um viele Personen an einen virtuellen Tisch zu bringen. Waren anfangs noch technische Herausforderungen der Höhepunkt der Videokonferenz, gefolgt von wer zeigt sich vor welchem Hintergrund und wie anders wirkt die Kollegin bzw. der Kollege in ihrem/seinem gewohnten Umfeld bis hin zur Frage, tragen alle Teilnehmer und Teilnehmerinnen wirklich einen Business Dresscode, geht es nun doch immer mehr ums wesentliche, wie viel die Videokonferenz als Arbeitsmittel wirklich dient.
Beim Meeting im Konferenzraum konnte man bereits mit der Lieblingskollegin bzw. dem Lieblingskollegen zusammen erscheinen und die ersten Minuten Wartezeit gut mit privatem oder beruflichen Smalltalk verbringen, noch schnell einen Kaffee holen und sich die besten Plätze am Tisch aussuchen. Im virtuellen Konferenzraum sind die Abläufe noch nicht ganz zu geläufig. Man richtet seine Kamera aus und starrt dabei gleichzeitig direkt in mehrere Gesichter, die einen auf eine bestimmte Art und Weise zu beobachten scheinen. Smalltalk mit der einen Kollegin bzw. mit dem einen Kollegen ist nicht mehr so befreit, da noch andere Personen direkt anwesend sind und alle alles mitbekommen und sowieso gebannt auf den Start warten. Videokonferenzen und Onlinemeetings sind vor allem in den ersten Minuten noch immer etwas ungewohnt. Sich am Ende winkend und lächelnd mit einem Klick zu verabschieden gehört für viele schon zum neuen Standard und erspart vielen die vertrödelte Zeit nach Meetings.
Vor- und Nachteile der Videokonferenz
Die Vor- und Nachteile einer Videokonferenz lassen sich neben allgemeinen Punkten vor allem an individuellen Erfahrungen festmachen.
Vorteile:
Keine An- und Abreisezeiten
Klar, die eine Person ist vermutlich in fast jeder Videokonferenz dabei, auf die zu Beginn noch etwas gewartet werden muss, bis die Verbindung aufgebaut ist, die Kamera dann nach 5 min Sitzung aber wieder ausgeht und nicht ganz klar ist, ob sie oder er noch online ist. Aber ansonsten fallen An- und Abreisezeiten, und wenn es früher nur der Weg vom eigenen Büro zum Konferenzraum war, weg. Somit reduzieren sich auch Reisekosten und auch Standortübergreifend kann so flexibler zusammengearbeitet werden, womit wir bereits beim nächsten großen Vorteil des flexibleren Zusammenarbeitens wären.
Flexiblere Zusammenarbeit
Onlinemeetings lassen sich meist schneller und einfacher organisieren als Präsenzmeetings. Eine E-Mail mit der Termineinladung und schon kann es los gehen. Es muss kein freier Meetingraum gesucht werden, der für die Teilnehmer und Teilnehmerinnen vorbereitet werden müsste und auch nach dem Meeting wieder aufgeräumt und gereinigt werden müsste. Somit werden auch hierbei Ressourcen geschont. Außerdem ist es unerheblich vom Standort, mobile work oder on location der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen möglich an einem Online Meeting ohne großen Aufwand teilzunehmen. Einzelne Arbeitsgruppen können sich besser und schneller vernetzen und so die Zusammenarbeit verstärkt werden.
Nachvollziehbarkeit der Inhalte
Onlinemeetings können – natürlich mit Zustimmung aller Anwesenden – ganz einfach aufgezeichnet werden. Wichtige Punkte und Themen, die in langen Sitzungen leicht in den Hintergrund geraten, können so aufgezeichnet werden und im Zweifelsfall nochmals nachvollziehbar gemacht werden. Auch die in vielen Onlinemeetingtools vorhandende Chatfunktion ermöglicht es direkt Inhalte mit Kolleginnen und Kollegen zu teilen und so bereits auch während der Videokonferenz ganz nebenbei eine Art Kurzprotokoll zu erstellen.
Nachteile:
Höhere Konzentration gefordert
Wer kennt es nicht, eine Onlinekonferenz schlaucht einen plötzlich viel mehr und schneller als frühere Präsenzmeetings. Meetings sind generell für viele eine eher anstrengende Angelegenheit, die in Onlinemeetings nochmals verstärkt wird. Es gilt sich noch mehr zu konzentrieren und gleichzeitig aktiv zu sein, um auch wirklich teilzunehmen. Andere visuelle Eindrücke, fehlende Körpersprache und erhöhte Distanz zum Gegenüber brauchen erst eine gewisse Zeit und Routine, bis diese entspannter wahrgenommen werden. Permanent auf einen Bildschirm zu starren aus dem mehrere Gesichter direkt zurückstarren ermüdet schneller, als neben den Kollegen und Kolleginnen links und rechts sowie gegenüber und nach vorne und hinten hin und her zu wechseln.
Aufbau persönlicher Beziehungen dauert länger
Sympathie ist ein wichtiger Faktor zwischen Menschen, besonders auch in der Zusammenarbeit zwischen Kollegen und Kolleginnen. Fehlt in der Kommunikation die Körpersprache, der direkte Blickkontakt und der echte Klang der Stimme, ist es nicht ganz so einfach das Gegenüber wirklich einzuschätzen, es direkt sympathisch zu finden so und direkt eine persönliche Beziehung aufzubauen.
Technik muss stimmen
Knacken, rauschen, erstarrte Bilder, zuerst zu laut und dann zu leise. Die unterschiedliche technische Ausstattung ist eine der größten Störquellen für gelingende Onlinemeetings. Auch wenn in unseren Breitengraden eine flächendeckende stabile Internetverbindung selbstverständlich sein sollte, ist dies in der realen Anwendungssituation jedoch keinenfalls so.
Zwischenfazit
Unser vorläufiges Fazit nach den ersten Monaten von intensiven Onlinemeetings: es war das ein oder andere mal sehr amüsant, aber genauso auch produktiv. Dennoch fällt das Zwischenfazit im großen und ganzen leider eher ernüchternd aus. Es ist sicherlich möglich mit Hilfe von online Tools virtuelle Meetings und Konferenzen abzuhalten jedoch ersetzt es das persönliche Meeting nicht komplett. Wie bei so vielem geht es um die gute Mischung. Um jedoch unnötige direkte Kontakte zu vermeiden, kurzfristig bestimmte Punkte abzustimmen oder Updates einzuholen und zu geben ist es aufjedenfall ein gutes und wirksames Instrument. Strategische Planungen und stundenlange Sitzungen lassen sich derzeit noch immer in Präsenzmeetings leichter abhalten.
